Responsabilidades do empregador para com os funcionários: 7 maneiras pelas quais os PEOs ajudam

Quanto mais tempo você gasta gerenciando os problemas dos funcionários, menos tempo você tem para administrar seus negócios. Mas, ao ignorar as responsabilidades de seu empregador para com os funcionários, você pode causar uma divisão em sua força de trabalho e criar batalhas legais potencialmente caras.

Felizmente, muitas dessas preocupações podem ser aliviadas pela terceirização para uma Organização Profissional de Empregadores (PEO).

Aqui estão sete cenários em que um PEO pode ser útil.

Seu simples problema de relações com funcionários acabou de escalar.
Você mencionou várias vezes ao supervisor de Joe que Joe parece se atrasar para o trabalho com frequência e você não notou nenhuma melhora. Outros funcionários estão reclamando que Joe é muito descuidado com os equipamentos do depósito. Você não tem certeza do que fazer agora para corrigir a situação e manter-se fora da água quente legal.

A terceirização da PEO pode fornecer ajuda sobre como lidar com situações disciplinares e tomar as medidas apropriadas para corrigi-las, incluindo aconselhamento verbal, coaching e documentação escrita adequada.

Mas questões disciplinares não são as únicas áreas em que ele pode ajudá-lo. Um PEO pode ajudá-lo a limitar sua responsabilidade, certificando-se de que outras responsabilidades do empregador para com os funcionários sejam tratadas adequadamente, incluindo:

Segurança – Da segurança e ergonomia do escritório à identificação de perigos que podem reduzir a exposição e possíveis perdas, a equipe de segurança pode ajudá-lo a avaliar sua situação atual e oferecer soluções práticas.

Acidentes de trabalho – Esses especialistas irão orientá-lo no processo envolvendo lesões relacionadas ao trabalho, incluindo o monitoramento da reclamação e a assistência aos trabalhadores feridos no retorno ao trabalho o mais rápido possível.

Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEO) – Você pode receber assistência com acusações de discriminação e assédio, incluindo redigir respostas a agências governamentais, reunir as informações necessárias e decidir como cada cobrança deve ser tratada para minimizar seus riscos financeiros e responsabilidade comercial.

Um funcionário pede licença.

Há uma infinidade de licenças agora disponíveis para os funcionários e tantas leis e regulamentos que os cercam. Antes de negar uma licença ou decidir que esse não é um problema com o qual você lidará, você deve estar ciente de que os funcionários podem ter direito a uma licença de acordo com a lei estadual ou federal envolvendo:

Licença médica e familiar
Vítimas de crime saem
Licença militar familiar
Socorrista sair
Licença para doação de medula óssea
Licença de doador de órgãos

E essas são apenas algumas das licenças disponíveis atualmente, dependendo das leis e regulamentos estaduais e federais. Felizmente, os PEOs monitoram as licenças disponíveis e as leis e regulamentos estaduais e federais que as cercam. Isso aumenta a conformidade com a lei aplicável e garante que os funcionários recebam o que têm direito.

Hoje em dia, muitos estados e cidades têm leis específicas de licença médica remunerada para observar. Se sua empresa estiver localizada em vários lugares, um PEO pode ajudá-lo a se manter atualizado sobre esses regulamentos.

Com a terceirização da PEO, você terá acesso a um especialista em licenças que monitorará a duração das licenças de seus funcionários e o status de seu retorno ao trabalho. Este especialista é particularmente valioso se você for um empregador de vários estados. Um PEO pode ajudar a navegar por várias leis e regulamentos estaduais e federais para mantê-lo em conformidade em todos os estados onde você tem funcionários, ajudando-o a cumprir as responsabilidades do empregador para com os funcionários.

Você precisa acompanhar as eleições COBRA, elegibilidade e pagamentos.

Como empregador, você é obrigado a rastrear se seus ex-funcionários ou funcionários em licença prolongada estão fazendo pagamentos COBRA, enviar notificação por escrito se os pagamentos estiverem atrasados ou perdidos e se manter informado sobre por quanto tempo a cobertura COBRA continua por empregados afetados. Descobrimos que esses tipos de benefícios são especialmente importantes para empresas menores.

A terceirização da PEO pode ajudar a gerenciar a administração dos benefícios COBRA para funcionários qualificados. Além disso, eles ajudarão a garantir a conformidade, economizando tempo, dores de cabeça e limitando possíveis responsabilidades.

Você não tem certeza de quais verificações de antecedentes são permitidas.

Quão familiarizado você está com as leis e regulamentos que envolvem verificações de antecedentes? Você sabe se o seu estado permite o uso de cheques criminais e por quantos anos antes do cheque? Seu estado permite que você analise o crédito de um candidato e use essa pontuação para determinar a empregabilidade?

É comum que alguns empregadores escolham quais antecedentes eles verificam sem rima ou razão. É fundamental fazer isso de maneira consistente com base no tipo de posição. Mas quais posições? Um PEO pode ajudá-lo a entender as responsabilidades de seu empregador para com os funcionários.

Além disso, se você está transferindo pessoas internamente para uma nova posição, deve conhecer as funções nas quais as pessoas precisam de verificação de antecedentes. Por exemplo, se alguém está mudando de uma função de assistente administrativo para outra que lida com o dinheiro da empresa, uma verificação de antecedentes deve ser realizada, caso não tenha sido realizada quando o assistente foi originalmente contratado.

PEOs geralmente empregam profissionais de recrutamento e triagem de empregos que acompanham as leis do setor em constante mudança. Eles podem fornecer a orientação de que você precisa para tornar suas práticas de recrutamento e triagem pré-contratação mais eficientes e econômicas.

Você está demitindo um funcionário e não quer pagar horas de férias.

Você estudou as leis do seu estado ultimamente? Seu estado considera o pagamento de férias um “salário” que deve ser pago a um funcionário após a separação do emprego?

Você sabe quando deve pagar um funcionário que deixou o emprego voluntariamente e quando um funcionário foi demitido involuntariamente?

Felizmente, seu especialista PEO sabe o que é exigido em seu estado e irá aconselhá-lo sobre o que você precisa fazer para evitar possíveis responsabilidades e permanecer em conformidade. Isso pode até economizar dinheiro no futuro.

Seus gerentes não estão seguindo as políticas da empresa ou liderando de forma eficaz.
Todas as políticas que você cria para sua empresa são inúteis se seus gerentes não as seguirem ao conduzir suas responsabilidades diárias.

Os gerentes são mantidos em um padrão mais alto e são considerados representantes da sua empresa. Eles devem entender sua justificativa para as políticas, suas funções na administração de políticas e as consequências do não cumprimento dessas funções. Não fazer isso cria a possibilidade de múltiplas responsabilidades, desde reclamações e insatisfação dos funcionários até ações judiciais contra sua empresa.

Ao trabalhar com um PEO, você obtém acesso a especialistas de RH que podem ajudá-lo a treinar supervisores em questões-chave de política, como conscientização sobre assédio sexual, políticas anti-assédio, prevenção de violência no local de trabalho, técnicas de entrevista, habilidades de avaliação de desempenho, prevenção de abuso de substâncias e aconselhamento eficaz dos funcionários.

Desenvolva seus gerentes para que tenham as habilidades necessárias para liderar a operação, como engajar e comunicar-se efetivamente com subordinados diretos. Um PEO pode oferecer um especialista em aprendizado e desempenho que pode ajudar a treinar, analisar e determinar onde podem existir lacunas. Então você pode começar a fazer a ponte entre eles.

Eles também podem ajudá-lo a desenvolver um manual do funcionário que descreva as políticas da empresa e comunique claramente as expectativas de desempenho.

Você percebe que precisa conhecer e entender sua força de trabalho.
Isso é simples. Você deve saber quem você empregou. Conheça o seu pessoal.

Por exemplo, se você teve que demitir funcionários, é importante entender sua força de trabalho. Analise a demografia dos funcionários e como as decisões de dispensa os afetam. Caso contrário, você está se preparando para ações judiciais. Você não quer se encontrar acidentalmente em uma situação em que 90% de sua demissão foram pessoas com mais de 50 anos.

A solução é identificar o caso de negócios que justifica suas ações e comunicá-lo aos funcionários afetados – antes que se torne um mal-entendido.

Um PEO pode ajudar a analisar sua força de trabalho, informar quando pode haver um problema e orientá-lo em um plano de ação. No final, essas decisões ainda dependem inteiramente de você como proprietário da empresa.

Além disso, conhecer sua força de trabalho é avaliar os custos da rotatividade de funcionários. Muitas vezes, uma rescisão aparentemente necessária deixa um vazio. Trabalhando com um PEO, eles podem avaliar onde há oportunidades para resolver esses problemas sem avançar com rescisões.

Isso mal arranha a superfície de como um PEO pode ajudar os empresários a reduzir sua carga de RH e se concentrar no crescimento de seus negócios subjacentes. Se você quiser saber mais, baixe nosso e-book gratuito: Terceirização de RH: um guia passo a passo para organizações de empregadores profissionais (PEOs).